Als begeleider van veranderingen loop ik vaak tegen de misvatting aan dat zelforganisatie en zelfsturing een en hetzelfde zijn. Twee begrippen die volgens de literatuur wezenlijk van elkaar verschillen, maar in de praktijk regelmatig door elkaar heen worden gebruikt. Dit geeft in de praktijk veel (spraak)verwarring en problemen in de aansturing en samenwerking. De verschillen en overeenkomsten in het kort uitgelegd. (Leestijd: 4 minuten)
Hype
Zelfsturing en zelforganisatie zijn twee organisatieprincipes die al decennialang bestaan. Een typisch kenmerk van zowel zelfsturende als zelforganiserende teams is dat de traditionele scheiding tussen ‘denken’ (door de managers) en ‘doen’ (door de medewerkers) is opgeheven: het team realiseert zowel de operationele- als de managementtaken.
De laatste jaren zijn ze populair om toe te passen in organisaties, met name in de zorg en overheid. Heel bekend is bijvoorbeeld de toepassing van zelfsturende teams bij Buurtzorg.
Niet één standaard
Dat de begrippen door elkaar worden gebruikt is niet vreemd. Er is namelijk niet één standaard voor een zelfsturend en/of zelforganiserend team en ze krijgen in andere contexten ook een andere invulling. Teams in de productie zijn per slot van rekening anders van aard dan teams in de zorg of transportsector, net zo goed als teams met ICT-adviseurs verschillen van teams met docenten.
Ondanks deze verschillende invulling zijn er wel algemene kenmerken om een onderscheid te kunnen maken tussen deze twee begrippen.
Definitie zelfsturend team
Van de twee organisatieprincipes is zelfsturing over het algemeen de meest voorkomende.
In 2003 is er onderzoek verricht door Saskia Tjepkema naar de verschillende vormen en definities die verschillende auteurs hiervoor hanteren. Zij heeft een analyse gemaakt van 40 definities en de belangrijkste gemeenschappelijke elementen hiervan gebruikt voor het maken van de volgende definitie van een zelfsturend team:
“Een zelfsturend teams is:
- Een min of meer vaste groep medewerkers die dagelijks samenwerken, en als een team de verantwoording dragen voor een geheel van samenhangende activiteiten die nodig zijn om een duidelijk omschreven, herkenbaar product of dienst te leveren aan een interne of externe klant.
- Het team is, tot op zekere hoogte, verantwoordelijk voor het managen van zichzelf en de taak die ze uitvoert, op basis van een duidelijk en gemeenschappelijk doel.
- Om dit te kunnen heeft het team de beschikking over relevante informatie, de nodige bekwaamheden en hulpmiddelen (resources), en beschikt ze over de autoriteit om zelfstandig beslissingen te nemen met betrekking tot het hele werkproces (bijvoorbeeld: problemen oplossen, proces optimaliseren).”
Wellicht valt het je op dat er in deze definitie geen omschrijving wordt gemaakt van de grootte van een team. Dit heeft ermee te maken dat dit een ontwerp-kenmerk is van het team en niet een wezenlijk aspect van een team.
Traditionele vs. Zelfsturende vs. Zelforganiserende teams
Dit geeft echter in dit verhaal tot nu toe nog niet veel duidelijkheid over de verschillen tussen zelforganisatie en zelfsturing.
Naar aanleiding van zijn onderzoek naar de effectiviteit, samenstelling en aansturing van teams maakt J. Richard Hackman (1987) een vergelijking op basis van de mate van autonomie die het team heeft. Hij onderscheidt daarbij tussen drie verschillende typen teams (zie figuur 1), namelijk:
Figuur 1: Traditionele, zelfsturende en zelforganiserende teams (Hackman, The design of work teams, 1987, p. 334)
- Traditionele (manager aangestuurde) teams
Deze teams dragen de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de toegewezen taken. Het management is verantwoordelijk voor:
- Monitoren en aansturen van de te behalen resultaten
- Structurering en verdeling van de taken
- Vormgeven en bewaken van kaders van gewenst gedrag
- Samenstelling van het team
- Organiseren van de context waarin de werkzaamheden plaatsvinden (Bv: beloning, training & ontwikkeling, informatie, etc.)
- Zelfsturende teams
Deze teams dragen zelf de verantwoordelijkheid voor zowel de uitvoering van de toegewezen taken als:
- Monitoren en aansturen van de te behalen resultaten
- Structurering en verdeling van de taken
- Vormgeven en bewaken van kaders van gewenst gedrag
Het management is verantwoordelijk voor de samenstelling van de teams en het organiseren van de context waarin de werkzaamheden plaatsvinden.
- Zelforganiserende teams
Deze teams dragen dezelfde verantwoordelijkheid als zelfsturende teams + de verantwoordelijkheid voor:
- Samenstelling van het team
Het organiseren van de context waarin de werkzaamheden plaatsvinden blijft de verantwoordelijkheid van het management.
Tenslotte, mate van autonomie
Organisaties maken zelf hun eigen keuze ten aanzien van de mate van autonomie die teams hebben. Afhankelijk van de aard van het werk, de organisatie, de teamleden, etc. kunnen organisaties bewust kiezen voor gradaties in de mate van autonomie:
- Het team beslist zelfstandig
- Het team beslist in overleg met het management
- Het team geeft advies
- Het team heeft geen invloed op de beslissing
Dit is geen statisch gegeven, teams kunnen namelijk groeien in de mate van autonomie (en dus het nemen van meer verantwoordelijkheid) in tijd.
Over Marcel Janssen:
Marcel Janssen (Master Organisatie Coach, St!R erkend Teamcoach & HR Business Partner) weet hoe hij organisaties moet ‘opschudden’ om vervolgens een gewenste verandering te realiseren. Hierbij ziet hij organisatieleden niet als een te veranderen object, maar als drager van de verandering.